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鯨躍自動開立發票功能

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Bywaaship

waaship鯨躍發票自動開立功能上線啦！10分鐘教您如何串接綁定，一起開始吧！

waaship自動開立發票功能特色：
👉🏼 操作直覺：消費者在購物車選擇物流時，同時也可直接選擇開立發票形式（常用的統編/個人手機載具皆可！）
👉🏼 CP值高：使用高級方案（含）以上，每月只要1299即可享有免費自動開立發票功能，不須額外付費加購。
👉🏼 跨境好幫手：可以針對海外訂單選擇是否開立零稅率發票！

注意：
1. 發票功能僅限高級方案（含）以上使用，499基本方案恕無法享有發票功能，若您為基本方案欲使用waaship自動開立發票功能，可至【設定】-【方案設定】升級方案，升級後即可立即申請使用發票功能。
2. 蝦皮訂單因無法直接取得消費者email，若需開立蝦皮訂單發票，需另購鯨躍相關服務，詳情請洽鯨躍電子發票加值中心。
3. waaship本身並非電子發票加值中心，我們協助您串接商店和加值中心，讓您收到訂單時，可在您指定的條件下，由系統自動判斷並協助您開立發票（您也可以批次一鍵開立），不用再額外至加值中心逐筆輸入、建立發票資訊一一開立，為您省下大量人力及時間。

使用waaship自動開立發票功能前，須先申請鯨躍電子發票加值中心，才可串接。
＊waaship與鯨躍電子發票加值中心為合作夥伴，若您尚未申請鯨躍電子發票，可直接聯繫鯨躍專業人員評估，並告知為waaship介紹，可享有優惠方案。

1. waaship設定：擴充功能申請開通電子發票功能

  1. 在waaship【擴充功能】-【電子發票】-【鯨躍科技】填入下圖所需資訊。
    商店資訊填寫：『網站代碼』、『API Password』可詢問鯨躍窗口。
  2. 選擇發票開立金額小數點偏好。（請注意：小數點偏好需與串接之金流商設定一致，避免金額出入。）
  3. 選擇海外訂單稅率：若訂單收貨地址在台灣以外之地區（海外）可選擇是否開立應稅或零稅率發票。建議先和貴公司的會計、會計事務所或國稅局確認貴公司具備零稅率發票開立的條件。發票開立後，稅別無法修改，請評估確認後再選擇。（若您認為提交相關資料麻煩，建議直接開立應稅發票即可。）（若您開立零稅率後，更改收貨地址為國內，請注意發票開立問題。）
    • 應稅 5%：未勾選則預設開立應稅發票。（若無出口需求也請選擇該項）
    • 零稅率（經海關）：五萬元以上之貨物出口。（提醒：若出口需正報單會有額外費用。）
    • 零稅率（非經海關）：外銷勞務、未達五萬元之貨物出口。（提醒：若出口需簡報單會有額外費用。）
  4. 選擇開立發票條件：
    • 手動：手動開立發票。
    • 訂單付款後：付款狀態為『已付款』時，自動開立發票。
    • 訂單出貨後：物流狀態為『已出貨』時，自動開立發票。
  5. 勾選是否同意超額發票開立
    • 各方案每月訂閱週期皆有免費發票開立張數上限。若超出上限可選擇停止開立或繼續開立發票。（提醒：若未勾選，請注意避免因未依限開立發票，造成違章漏稅。）
    • 每月超額開立發票將產生1元/張超額開立手續費。
    • 可在waaship【設定】-【方案設定】，查看當期發票已開立張數。
  6. 完成後點擊『安裝』。
  7. 聯繫waaship客服人工審核開通鯨躍發票功能。（我們會協助檢查您填入的金鑰及字軌是否正確）
  8. 開始使用waaship自動開立發票🎉🎉

  1. 安裝成功後，【訂單】頁面將會增加『發票狀態』及『開立發票』按鈕。
    • 開立發票條件為手動開立：點擊『開立發票』按鈕開立。若批量開立可一次勾選多筆欲開立訂單再點擊『開立發票』按鈕。
      『開立發票』按鈕可在三處點擊：
      • 1.訂單列表上方（如下圖紅框）。
      • 2.訂單後編輯按鈕右側的下拉選單。
      • 3.編輯訂單的『發票』分頁。
    • 開立發票條件為其他（自動開立）：根據用戶設定之觸發條件立即自動開立發票。
      • 設定自動開立後，用戶若有特殊情形需補開發票時，仍可針對個別發票選擇手動開立。
      • 若用戶發票開立條件為自動開立並手動開立發票，系統會檢查是否符合用戶設定的自動開立條件才給予開立。
    • 開通前當期的訂單可以開立發票，請記得到訂單「編輯」裡新增發票開立內容。

2. 平台設定：開啟發票功能

  1. 商品金額自行增加5%稅金，或在平台增加稅金。（如：shopify：至「設定」-「稅金和關稅」 設定5%台灣稅率。若產品金額已含稅則在「全域設定」勾選「在商品價格和運費費率中包含銷售稅」。）
  2. 在平台商店上開啟發票功能（下圖以shopify為例）：
  1. 前端購物車顯示畫面（下圖以shopify為例）：
    提供消費者：電子載具（鯨躍科技電子發票載具）、個人手機條碼載具、統編發票

常用操作

1.查看/編輯發票資訊

在【訂單】點擊該筆訂單『編輯』按鈕，進入『發票』分頁即可查看發票開立資訊或編輯發票資訊。

發票開立email將以waaship訂單編輯「買家電郵」欄位代入。

2.作廢發票

作廢僅適用於當期發票。且僅能作廢鯨躍加值中心開立之發票。

  • 自動作廢發票：
    若發票開立後取消整筆訂單（訂單狀態須為「已取消」），系統會將已開立發票自動作廢。（提醒：目前僅針對取消訂單作廢整筆訂單發票，無法針對退換貨情境進行自動發票折讓。）
    • 取消訂單：在平台（如shopify）操作取消訂單後，系統會自動作廢發票。
    • 超商未取退回訂單：由於部分平台（如shopify）不會自動取消訂單，建議您取回退貨包裹並確認包裹內容後，到平台取消該筆訂單，訂單狀態同步回waaship後，系統會自動作廢發票；或手動作廢發票。
    • 退貨訂單：涉及人工退貨退款，請手動作廢發票。
  • 手動作廢發票：
    在【訂單】點擊該筆訂單『編輯』按鈕，進入『發票』分頁點擊『作廢發票』按鈕，填寫作廢原因後，即可針對已開立發票進行作廢。

3.發票開立失敗

該資訊將在【儀表板】顯示提醒，請記得手動補開立發票，避免被罰款。

其他設定與檢查

1.發票開立失敗：消費者沒有填寫完整資訊

有部分佈景主題，會因為loading較慢，可能會優先顯示結帳按鈕，導致消費者沒有選完/填完發票資訊就進入結帳頁面。可按照下列步驟調整佈景主題程式碼：
⚠️注意：若未來不再使用waaship發票/物流選擇，請記得移除該程式碼設定。

  1. shopify進入「佈景主題」>「編輯程式碼」
  2. 在「main-cart-footer.liquid」找到 「id="checkout"」 在 「class=""」 加上 remove_button
  3. 在「component-cart.css」最上面加上
    .remove_button {
    display:none;
    }

自2024.09.12起，有選擇發票但未填寫完整發票資訊的訂單，都會由系統自動轉為會員載具開立發票。

2. 使用Shopify POS開立發票

來自Shopify Point of Sale(POS)的訂單，若結帳時有登入會員結帳，有客戶的email，waaship就能抓取shopify「聯絡資訊」的email開立會員載具發票。

常見問題

Q：是否可以串接鯨躍測試機測試？
Ａ：無法。請串接正式環境。

Ｑ：是否能只單獨使用waaship自動開立發票功能（不使用物流及其他功能）？
Ａ：可以。提醒若您為Shopify用戶，請將購物車右下角的結帳按鈕區塊保留給waaship發票插件。

Ｑ：是否可設定訂單完成後7天才開立發票？
Ａ：相關法規規定發貨或預收貨款時，即應先行開立發票。（參考文章）

Ｑ：如何查看發票已開立張數？
Ａ：可至【設定】-【方案設定】，查看當期發票已開立張數。

Ｑ：為什麼修改發票資訊後沒有出現『開立發票』按鈕？
Ａ：請『儲存』訂單後，才會出現『開立發票』按鈕。

Ｑ：為什麼手動開立發票出現錯誤訊息：「未滿足開立發票條件」？
Ａ：若您在步驟1-3設定發票開立條件為「訂單付款後」或「訂單出貨後」，則手動開立也須滿足以上條件才可開立發票。若您還是希望開立，請先到擴充功能將發票開立條件改為「手動」後，再重新開立發票。（開立完後請記得恢復原先設定。）

Ｑ：如何折讓發票？
Ａ：發票折讓流程尚未規劃在waaship上，請至加值中心操作。

Q：是否會寄送發票email到消費者信箱？
Ａ：該功能為加值中心服務，請至加值中心開通或設定。

Ｑ：為什麼有些訂單沒有『發票狀態』？
Ａ：可能有2種狀況，
狀況1：安裝waaship發票功能前的訂單沒有從waaship插件代入的發票資訊，故沒有發票狀態也無法開立發票。若要透過waaship開立發票，則須先至訂單『編輯』-『發票』內，手動新增發票資訊，即可開立發票。
請注意：若您原本使用其他開立發票應用程式轉為使用waaship開立發票，請留意原發票應用程式是否可能也自動開立發票，導致發票重複開立問題。
狀況2：如果消費者在發票選項跳出來之前就直接結帳或沒經過購物車，就不會有發票狀態。可參考說明文件「其他設定與檢查 第1點」，調整佈景主題程式碼。
無發票資訊的訂單，在「訂單編輯」新增發票後，若符合自動開立條件，則會立即自動開立發票。

Ｑ：換貨的訂單發票該如何處理？
Ａ：由於退換貨有牽涉到人工驗收，請您手動作廢或折讓發票（若您有透過waaship管理庫存，庫存也需手動調整）。 作廢發票請參考「常用操作 2.作廢發票」，折讓請至加值中心操作。

Ｑ：電子發票開立/作廢，會通知消費者嗎？
Ａ：鯨躍科技會發信至消費者結帳時填寫的電子郵件通知。開立發票主旨：〖電子發票開立通知(發票號碼)〗；作廢發票主旨：〖電子發票作廢通知(發票號碼)〗。

Ｑ：訂單取消了，waaship沒有更新到取消狀態，導致發票無法自動作廢。
Ａ：請確認該訂單編號是否與原開立發票的訂單編號一致，若為延伸之子訂單，因訂單編號不同會無法同步狀態，此類發票請採取手動作廢。若您為shopify用戶，仍希望使用系統自動作廢，請移除/調整訂單變體及子訂單編號等相關設定。

Ｑ：如何開立新發票？
Ａ：請在【訂單】建立新訂單即可開立發票。（在waaship建立的訂單不會同步新增至平台。）

Ｑ：是否可根據多品牌商店分別開立不同品牌發票？
Ａ：不能，一組waaship只能綁定一組加值中心帳號。若需不同加值中心帳號開立發票需再申請waaship帳號。

Ｑ：我在加值中心自行手動開立發票，可以將發票狀態同步回waaship嗎？
Ａ：不能。由於權責及其他考量，為了避免爭議，waaship僅能將發票資訊單向同步至加值中心。若您希望在waaship管理訂單發票狀態，請一律透過waaship開立發票。

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